皆様はじめまして。昨年の８月に入社しました、税理士法人タクトの職員、鈴木美耶と申します。
最近、SDGsという言葉をよく耳にするようになりました。当事務所でも職員一人ひとりが節水やゴミ削減等の意識を持ち、日々SDGsに関する取り組みを行っています。私もSDGs取り組みの一環として、なるべくマイボトルを持参するよう心がけています。
昨今、会計処理においてもペーパーレス化が求められるようになってきました。今回はそんなペーパーレスにもつながる、令和4年1月1日に改正された「電子帳簿保存法」の中でも電子取引のデータ保存について説明させていただきます。
今回取り上げるテーマの大枠である「電子帳簿保存法」は、これまで紙での保存が義務付けられてきた国税関係書類や帳簿書類などを電子データで保存する場合の要件について定めた法律です。この「電子帳簿保存法」の中で、電磁的記録による保存については①電子帳簿等保存 ②スキャナ保存 ③電子取引のデータ保存 の３つに区分されています。このうち①と②については任意となりますが、今回のテーマである③の電子取引のデータ保存については今後皆様に対応していただかなくてはなりません。
まず、電子取引のデータ保存の概要ですが、簡単に言うと電子データで取引を行った書類（こちらが発行したデータ、取引先より受け取ったデータのいずれも該当する）は電子データのまま保存しなければならないというものです。電子データとは、PCやスマートフォン、タブレット等のコンピュータで取り込めるデータを指します。電子データにはファイル形式があり、主たるものはPDFで、書類の種類に合わせてJPG・GIFで保存することも可能です。これまでは電子データで取引を行った書類を紙に印刷して保存していた方も多いかと思いますが、これからは電子データとして保存する必要があります。
しかし、電子データをただ保存すれば良いというわけではなく、保存に関するルールが４つあります。
Ⅰ 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け
Ⅱ 見読可能装置の備付け等
Ⅲ 検索機能の確保
Ⅳ 次のいずれかの措置を行う
・タイムスタンプが付された後の授受
・授受後遅滞なくタイムスタンプを付す
・データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
・訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
引用元：国税庁HP 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】Ⅱ／適用要件【基本的事項】
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07denshi/02.htm#a009
Ⅰは、自社開発のプログラムを使用する場合に限り、システム概要を記載した書類を備え付ける必要があること。
Ⅱは、PCやディスプレイ等、データを可視化できる装置を備え付ける必要があること。
Ⅲは、「日付」「金額」「取引先」で検索できるように検索機能を用意しておくこと。
Ⅳは、選択肢の中からいずれかを選び、データの改ざんができないような措置を行う必要があること。
以上、上記４つの要件を全て満たした上で、データを保存する必要があります。
参考：国税庁HP 電子取引データ（パンフレット）
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0021011-068.pdf
最後に、この電子取引のデータ保存について令和4年1月1日から改正されておりますが、令和5年12月31日までに行う電子取引のデータ保存については宥恕措置としてこれまで通り紙に印刷をして保存しても問題ありません。ただし、令和6年1月1日からは上記ルールに則り、電子データは電子データの状態で保存をする必要があります。
現在は電子データでの取引がまだ多くないかもしれませんが、一年後には多くの企業が請求書等の電子化をする可能性があります。紙に印刷しての保存が宥恕される今のうちに電子取引のデータ保存をマスターし、万全を期して令和6年1月を迎えましょう。
ご不明点、ご相談等ございましたら当事務所まで気兼ねなくお問い合わせください。
